Bedrijfsvoering

Als gemeente beseffen we dat technologie snel verandert in de wereld van vandaag. Ons doel is om ervoor te zorgen dat informatie modern, flexibel, stabiel en voor iedereen toegankelijk blijft. Om dit te bereiken, werken we samen met inwoners, netwerken en partners.   

Verbeteren informatiehuishouding
De i-visie uit 2020 wordt in 2024 geactualiseerd en bestuurlijk vastgesteld. Deze I visie 2024 dient als leidraad om waarde toe te voegen aan de samenleving en hoogwaardige diensten te leveren aan burgers en bedrijven. In de komende periode is de focus gericht op de verdere ontwikkeling van deze i-visie, met een gemeenteraadsbehandeling gepland in het tweede kwartaal van 2024. Dit proces omvat onder andere de vervanging van bepaalde kernapplicaties. In de komende jaren zullen verschillende onderdelen van het belastingsysteem en het parkeersysteem worden aanbesteed als onderdeel van het realiseren van de i-visie. Het implementeren van de i-visie vereist investeringen in kennis, expertise, tijd en financiële middelen. Deze inspanningen zijn gericht op het verbeteren van de dienstverlening, het stroomlijnen van processen en het moderniseren van de technologische infrastructuur om zo te kunnen voldoen aan de behoeften van onze inwoners en bedrijven. 

Daarnaast gaan wij aan de slag met de aanbevelingen van de provincie Noord-Holland en de archiefinspecteur Gooi- en Vechtstreek, met als doelstelling compliant worden aan de Archiefwet. De toezichtrapportage van de gemeente Hilversum over 2021 door de provincie Noord-Holland beoordeeld. Het oordeel voor de gemeente werd als ‘redelijk adequaat’ bestempeld met aanbevelingen. In 2024 zullen papieren WABO-dossiers en delen van sociaal domein dossiers worden geordend, gescand en opgeslagen in een E-depot bij het streekarchief. Ook zal de beheerregeling informatiebeheer 2023 worden afgerond, en zal de resterende achterstand in het vernietigen van digitale archiefbescheiden worden weggewerkt. Na de voltooiing van de bestuurlijke fusie van streekarchieven zal de nieuwe E-depotoplossing worden aanbesteed, geïmplementeerd en aangewezen worden als de archiefbewaarplaats.

Verbeteren informatietechnologie en vaardigheden 
IT-automatisering en digitalisering zijn essentieel in de bedrijfsvoering, vooral in een tijdperk waarin hybride werken de norm is. In Hilversum zijn al belangrijke ontwikkelingen geweest op het gebied van informatietechnologie en de hybride werkplek, zoals de introductie van telefoons en laptops, het gebruik van Teams voor samenwerking en het delen van informatie via SharePoint. De komende jaren is het doel om IT-systemen te moderniseren, het IT-netwerk te vernieuwen en de digitale vaardigheden van medewerkers te verbeteren, gezien de voortdurende evolutie van IT. Het is een langetermijnplan waarbij IT-projecten worden beoordeeld, gestart en gemonitord met behulp van IT-portfolio management. In 2024 kan de realisatie van het IT-portfolio echter onder druk komen te staan vanwege beperkte beschikbaarheid van leveranciers, materiële toelevering en personeelstekorten. Desondanks helpt IT-portfolio sturing en projectmatig werken om vertragingen in aanbestedingen en implementaties te voorkomen en de kosten onder controle te houden. 

Naast dat wij ons inzetten om de digitale vaardigheden van onze medewerkers te verbeteren wordt er ook ondersteuning geboden aan burgers voor vragen over DigiD en digitale gemeentelijke diensten. Het Informatiepunt Digitale Overheid in bibliotheken en wijkcentra staat klaar om persoonlijke hulp te bieden. Daarnaast zal het Sociaal Plein digitale hulp en trainingen aanbieden om digitale vaardigheden te verbeteren en digitale inclusie te bevorderen. Het programma dienstverlening legt extra nadruk op het vergroten van de kennis van medewerkers over toegankelijkheid van digitale diensten.

Vergroten focus op privacy en informatiebeveiliging 
De beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatiesystemen en de betrouwbaarheid van informatie, inclusief privacy en controleerbaarheid, zijn van groot belang. Informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacy staan centraal in dit proces. Aandacht voor informatiebeveiliging en privacy is een continu proces, vooral vanwege de veranderende wereld om ons heen, waarbij het belangrijk is om deze veranderingen bij te houden. Voorbeelden van veranderingen zijn het hybride werken (gedeeltelijk op kantoor en gedeeltelijk elders) en de opkomst van Software as a Service (SaaS), waarbij data en applicaties zich bevinden op externe locaties bij Cloud-dienstverleners. Om het bewustzijn over informatiebeveiliging te vergroten en te leren van informatiebeveiligingsincidenten, heeft de organisatie E-learningprogramma's geïmplementeerd. Deze programma's zijn gericht op het vergroten van het I-bewustzijn (informatiebewustzijn) binnen de organisatie. De komende jaren zal er een focus zijn op de verdere ontwikkeling van de bestaande programma's en het vergroten van het I-bewustzijn binnen de organisatie. 

Hilversum verwerkt veel privacygevoelige persoonsgegevens en moet daarom voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om de veiligheid van deze gegevens te waarborgen. Het Strategische Informatiebeveiligingsbeleid wordt gevolgd om netwerk- en systeembeveiliging te waarborgen, en naleving van Baseline Informatiebeveiliging Overheid-normen wordt nagestreefd. Jaarlijks wordt dit vastgelegd in een tactisch werkplan en gerapporteerd in de jaarrekening. Om informatiebeveiligingskwaliteit te onderbouwen, wordt jaarlijks een Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) uitgevoerd voor de informatievoorziening.

De Functionaris Gegevensbescherming rapporteert jaarlijks over de toepassing en naleving van de AVG binnen de gemeente Hilversum. Het doel is om de diensten aan burgers te verbeteren door ervoor te zorgen dat de organisatie voldoet aan de intenties en normen van de AVG. Dit wordt bereikt door meer bewustzijn te creëren in de organisatie, het uitvoeren van DPIA's (Data Protection Impact Assessments) en het aanpassen van processen, waarbij de mens centraal staat. Hiermee waarborgt de gemeente de balans tussen gemeentebelangen, zoals dienstverlening, taakuitoefening, handhaving en vernieuwing, en het respecteren van menselijke waarden bij het leveren van digitale diensten.  In 2024 wordt de interne werkagenda van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geïmplementeerd. Deze agenda omvat verschillende maatregelen om de compliance van de AVG te waarborgen. Hieronder vallen onder andere Data Protection Impact Assessments (DPIA's) bij risicovolle processen, het toewijzen van proces eigenaarschap, het verder te vergroten van het bewustzijn rondom informatiebeveiliging (I-bewustzijn) en ander Privacy gerelateerde adviezen van de Functionaris Gegevensbescherming.